Der Stop der Digitalisierung in der betrieblichen Altersvorsorge durch das neue Nachweisgesetz 2022

Die Digitalisierung der betrieblichen Altersvorsorge

Das Nachweisgesetz und die betriebliche Altersvorsorge

Die neue Richtlinie der Europäischen Union über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen wird nun im deutschen Nachweisgesetz umgesetzt und regelt auch erstmals die Digitalisierung und die digitalen Prozesse. Im Nachweisgesetz wird die schriftliche Niederlegung von Arbeitsbedingungen und Arbeitsverträgen geregelt. Als Teil der Arbeitsbedingungen und als Gehaltsbestandteil werden darüber hinaus noch Vorteile wie Mitarbeitervergünstigungen oder Zuschüsse genau definiert, worunter auch die betriebliche Altersvorsorge zählt.

Wir von Spartacus Advisors GmbH sind Unternehmensberater für betriebliche Versorgungswerke ohne Banken und Versicherungen. Zu unserem Full Service gehört, unsere Kunden über sämtliche rechtlichen Änderungen zu informieren, welche die betriebliche Altersvorsorge betreffen. Gemeinsam sorgen wir für eine rechtlich sichere Umsetzung neuer Vorgaben und gesetzlicher Anforderungen.

Das Nachweisgesetz verhindert die Digitalisierung
Das Nachweisgesetz verhindert die Digitalisierung in der betrieblichen Altersvorsorge

 

Die Digitalisierung der betrieblichen Altersvorsorge

Die Verwaltung der betrieblichen Altersvorsorge ist mitunter sehr aufwendig und zeitintensiv. Wie in allen Bereichen wurde ebenfalls die Effektivität und Effizienz der Betriebsrente unter Hilfenahme der Digitalisierung vereinfacht und beschleunigt. Bisher wurde durch § 2 Abs. 1 Satz 3 NachweisG a.F. die elektronische Form eigentlich ausdrücklich ausgeschlossen. Dafür gab es bisher keine Sanktionen, weshalb hier die Digitalisierung weiter zunahm.

In vielen Bereichen wurde der gesamte Beratungsprozess digitalisiert und auch das Dokumentenmanagement und Antragswesen wurde auf eine papierlose Lösung gesetzt. Im Zweifelsfall räumten Arbeitsgerichte im Streitfall den Beschäftigten Beweiserleichterungen bis hin zur Beweislastumkehr ein. Deswegen wurde der Graubereich genutzt, um digitale Lösungen in vielen Betrieben zu implementieren.

Neue Möglichkeiten durch die EU-Richtlinie

In der EU-Arbeitsbedingungen-RL ist eine elektronische Übermittlung als Option eindeutig vorgesehen. „Die Informationen sind in Papierform oder —, sofern die Informationen für den Arbeitnehmer zugänglich sind, gespeichert und ausgedruckt werden können und der Arbeitgeber einen Übermittlungs- oder Empfangsnachweis erhält — in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen und zu übermitteln.“ Damit schafft die Arbeitsbedingungen-RL eine genaue Vorgabe über den Prozess und die Absicherungen, die Arbeitgeber schaffen müssen, um eine Digitalisierung der Prozesse vornehmen zu dürfen.

Keine digitale Möglichkeit durch das deutsche Gesetz

Diese Option wird trotzdem nicht in deutsches Gesetz übernommen. Im Gegenteil, der Referentenentwurf vom Januar 2022 zur Änderung des Nachweisgesetzes hält weiter am Schriftformerfordernis fest und schließt den Nachweis in elektronischer Form kategorisch aus. Der gesamte Prozess muss schriftliche dokumentiert und archiviert werden. Viele Systeme, welche manchmal viele Jahre bei Unternehmen in die interne IT integriert waren, verlieren dadurch ihre Grundlage und werden gesetzeswidrig. In Zeiten von ortsunabhängiger Arbeit und Verwaltung ist dies nicht mehr zeitgemäß. Auch dass sämtliche Änderungen einzeln mitgeteilt werden müssen und von jedem Angestellten unterschrieben werden müssen, sorgt für einen steigenden Papierberg bei allen Unternehmen.

Eine einfache Verwaltung oder eine Nutzung der aktuellen und künftigen Möglichkeiten wird damit kategorisch ausgeschlossen. Das lässt die Verwaltung von Unternehmen mehrere Jahrzehnte stagnieren, schließlich wurde das Nachweisgesetz das letzte Mal 1995 geändert – also vor 27 Jahren. Es ist unverständlich, welche Begründung dazu führte, diese Möglichkeit aus dem Entwurf des Nachweisgesetzes zu streichen, hätten alle Unternehmen doch eine Wahl gehabt, für welche Lösung sie sich entscheiden.

Haftungsrisiken durch das Nachweisgesetz

Die neuen Haftungsrisiken durch das Nachweisgesetz drohen viele Unternehmen, da viele der bestehenden Lösungen diese Anforderung an eine schriftliche Dokumentation nicht erfüllen. Diese Haftungsrisiken sind künftig mit einem Bußgeld i.H.v. bis zu 2000 € bewehrt. Dies war bisher nicht so, gerade kleine und mittelständische Unternehmen werden diesen Betrag nicht so leicht wegstecken wie ein großer Konzern. Es liegt hier an den Steuerberatern und Versicherungsmaklern, mit ihren Kunden über die neuen Anforderungen zu sprechen und diese in den Nachträgen zu den Arbeitsverträgen umzusetzen.

Unsere Handlungsempfehlung für die betriebliche Altersvorsorge

Es wird künftig unerlässlich sein, eine Kommunikationsstrategie im Unternehmen zu haben, durch welche die Anforderungen umgesetzt werden. Bei bestehenden digitalen Lösungen sollte ein paralleler Prozess implementiert werden, durch welchen die Anforderung an eine schriftliche Dokumentation erfüllt werden. Jeder Anbieter einer digitalen Beratung und Verwaltung muss seine Systeme überarbeiten, um hier eine rechtssichere Lösung für seine Kunden wieder anzubieten.

Wir von Spartacus Advisors GmbH sind Berater im Bereich der betrieblichen Altersvorsorge und damit tagtäglich in diesem Bereich unterwegs. Für unsere Kunden ermöglichen wir ein rentables Versorgungswerk mit dem Vorteil des Innenfinanzierungseffektes der pauschal dotierten Unterstützungskasse. Durch unsere Expertise und unseren Full Service in diesem Bereich sorgen wir auch dafür, dass bei solchen Gesetzesänderungen unsere Kunden frühzeitig informiert sind und wir diese proaktiv bei den Änderungen helfen. Gerne können Sie mit Ihren Fragen auf uns zukommen und sich individuell beraten lassen.

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